LIVE OAK NO. 1 COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT

NOVEMBER 21, 2017 AGENDA PACKAGE

Live Oak No. 1 Community Development District
Severn Trent Management Services
210 University Drive, #702, Coral Springs, FL 33071
Tel: 954-603-0033 Fax: 954-345-1292

November 14, 2017 Board of Supervisors
Live Oak No. 1 Community Development District

Dear Board Members:

The meeting of the Board of Supervisors of the Live Oak No. 1 Community Development District will be held Tuesday, November 21, 2017 at 10:00 a.m. at the Live Oak Clubhouse, 9401 Oak Preserve Boulevard, Tampa, Florida. Following is the advanced agenda for the meeting:

Call to Order and Roll Call
Public Comments on Agenda Items
Consent Agenda
Approval of the Minutes of the September 19, 2017 Meeting
Approval of the Financial Statements
Motion to Assign Fund Balance as of September 30, 2017
Staff Reports
Manager
Grau Engagement Letter for FY 2017 Audit
Attorney
Engineer
Supervisors’ Requests
Audience Comments
Adjournment

Any additional supporting material not included in the agenda package for the items listed will be distributed at the meeting. The balance of the agenda is routine in nature. If you have any questions, please contact me.

Sincerely,

Andrew P. Mendenhall, PMP

Manager

cc:	Tracy Robin Lawrence Kistler Denise Ganz

Third Order of Business

3A.

MINUTES OF MEETING LIVE OAK NO. 1
COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT

The regular meeting of the Board of Supervisors of the Live Oak No. 1 Community Development District was held on Tuesday, September 19, 2017 at 10:00 a.m. in the Live Oak Clubhouse, 9401 Oak Preserve Boulevard, Tampa, Florida.
Present and constituting a quorum were:
Michael Ceparano	Chairman
Sheldon J. Cohen	Vice Chairman
Nilesh Patel	Assistant Secretary
George Mayer	Assistant Secretary Also present:
Andrew P. Mendenhall	District Manager
Larry Kistler	District Engineer

The following is a summary of the minutes and actions taken.

FIRST ORDER OF BUSINESS	Call to Order and Roll Call
Mr. Mendenhall called the meeting to order and called the roll.

SECOND ORDER OF BUSINESS	Public Comments on Agenda
None.

THIRD ORDER OF BUSINESS	Consent Agenda
Approval of the Minutes of the July 18, 2017 Meeting
Approval of the Financial Statements

ON MOTION by Mr. Ceparano seconded by Mr. Cohen with all in favor the consent agenda was approved as presented. 4-0

FOURTH ORDER OF BUSINESS	Staff Reports
Manager
Fiscal Year 2018 Meeting Schedule
Similar to current meeting schedule with the exception of the May 22, 2018 meeting moved ahead to May 15, 2018 and will stay consistent with meetings being the 3rd Tuesday of each month.

1

ON MOTION by Mr. Ceparano seconded by Mr. Mayer with all in favor the Fiscal Year 2018 meeting schedule with the May 22, 2018 meeting moved to May 15, 2018 was approved. 4-0

A quote from the landscaper to remove a dying tree from the conservation in the amount of $2,500 was received.

ON MOTION by Mr. Ceparano seconded by Mr. Patel with all in favor, the LMP proposal was approved. 4-0

A resident requested to have a No Trespassing sign behind his residence. There was consensus of the Board to install a sign.
Mr. Patel questioned if there was any resolution on the fence that was taken down and to put a gate in?
Mr. Mendenhall reported letters were sent, but nothing has been heard back from the homeowners. There was a consensus to restore the fence to its original condition.

Attorney
None.

Engineer
Mr. Kistler asked if there was a decision on what size tree to use in the resident damaged mitigation area.
Mr. Mendenhall spoke with Florida Native Nurseries for the 4” Caliper trees. After some adjustment to the proposal, the matter of scheduling will be decided.
Mr. Kistler stated the school sign striping looks correct. He is not sure if the sign is flashing in the morning or not.

FIFTH ORDER OF BUSINESS	Supervisors’ Requests George Mayer:
Lack of mowing with one resident. The grass is too tall.
Michael Ceparano:
A resident notified the Board a tree fell on the pool cage. The owner is responsible if the tree is on private property.

unapproved	2

SIXTH ORDER OF BUSINESS	Audience Comments
None.

SEVENTH ORDER OF BUSINESS	Adjournment
There being no additional business,

On MOTION by Mr. Patel seconded by Mr. Mayer, with all in favor, the meeting was adjourned.

Michael Ceparano
Chairman

unapproved	3

3B.

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Financial Report

September 30, 2017

Prepared by

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Table of Contents

FINANCIAL STATEMENTS

Balance Sheet	Page 1

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances

General Fund	Pages 2 - 3

Debt Service Fund	Page 4

SUPPORTING SCHEDULES

Non-Ad Valorem Special Assessments	Page 5

Cash & Investment Report	Page 6

Bank Reconciliation	Page 7

Payment Register by Bank Account	Page 8

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Financial Statements
(Unaudited)

September 30, 2017

Community Development District	Governmental Funds

Balance Sheet
September 30, 2017

ACCOUNT DESCRIPTION

GENERAL FUND

SERIES 2013 DEBT SERVICE
FUND	TOTAL

ASSETS

Cash - Checking Account	$	25,628	$	-	$	25,628	
Accounts Receivable	2,147	-	2,147	
Due From Other Gov'tl Units	2,784	2,909	5,693	
Investments:				
Certificates of Deposit - 12 Months	201,362	-	201,362	
Certificates of Deposit - 18 Months	303,025	-	303,025	
Money Market Account	842,918	-	842,918	
Reserve Fund	-	43,917	43,917	
Revenue Fund	-	193,994	193,994	
Utility Deposits - TECO	1,375	-	1,375	
TOTAL ASSETS	$ 1,379,239	$	240,820	$	1,620,059	

LIABILITIES
Accounts Payable	

$	67,019	

$	-	

$	67,019	
TOTAL LIABILITIES	67,019	-	67,019	

FUND BALANCES			
				
Nonspendable:				
Deposits	1,375	-	1,375	
Restricted for:			
Debt Service	-	240,820	240,820
Assigned to:

Operating Reserves	70,001	-	70,001	
Reserves - Infrastructure	297,500	-	297,500	
Reserves - Ponds	864,781	-	864,781	
Unassigned:	78,563	-	78,563	
TOTAL FUND BALANCES	$ 1,312,220	$	240,820	$	1,553,040	
			
TOTAL LIABILITIES & FUND BALANCES	$ 1,379,239	$	240,820	$	1,620,059	

Report Date: 11/14/2017	Page 1

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending September 30, 2017

ACCOUNT DESCRIPTION	ANNUAL ADOPTED
BUDGET	
YEAR TO DATE ACTUAL	YTD ACTUAL AS A % OF
ADOPTED BUD	
SEP-17 ACTUAL	

REVENUES					
Interest - Investments	$	-	$	6,653	0.00%	$	1,142	
Special Assmnts- Tax Collector	456,918	456,918	100.00%	-	
Special Assmnts- Discounts	(18,277)	(16,518)	90.38%	-	
Other Miscellaneous Revenues	-	1,667	0.00%	-	
TOTAL REVENUES	438,641	448,720	102.30%	1,142	

EXPENDITURES					

Administration					
P/R-Board of Supervisors	8,000	4,000	50.00%	600	
FICA Taxes	612	306	50.00%	46	
ProfServ-Arbitrage Rebate	600	600	100.00%	-	
ProfServ-Engineering	10,000	11,347	113.47%	2,513	
ProfServ-Legal Services	4,000	2,729	68.23%	90	
ProfServ-Mgmt Consulting Serv	48,228	48,228	100.00%	4,019	
ProfServ-Special Assessment	12,500	12,500	100.00%	-	
ProfServ-Trustee Fees	2,694	2,694	100.00%	-	
Auditing Services	5,000	5,023	100.46%	23	
Postage and Freight	300	83	27.67%	-	
Insurance - General Liability	7,848	7,235	92.19%	-	
Printing and Binding	500	161	32.20%	29	
Legal Advertising	700	1,262	180.29%	325	
Misc-Bank Charges	600	304	50.67%	33	
Misc-Assessmnt Collection Cost	9,138	6,024	65.92%	(2,784)	
Misc-Web Hosting	770	770	100.00%	-	
Office Supplies	100	-	0.00%	-	
Annual District Filing Fee	175	175	100.00%	-	
Total Administration	111,765	103,441	92.55%	4,894	

Field
Contracts-Landscape	

55,920	

55,920	

100.00%	

4,660	
Contracts-Lakes	21,492	21,492	100.00%	1,791	
Electricity - General	8,928	9,428	105.60%	-	
Electricity - Streetlighting	51,400	38,783	75.45%	5,675	
R&M-Irrigation	500	496	99.20%	-	
R&M-Wetland Monitoring	15,000	4,002	26.68%	-	
Misc-Hurricane Expense	-	2,500	0.00%	2,500	
Misc-Contingency	15,000	38,530	256.87%	31,657	
Reserve - Ponds	158,636	24,961	15.73%	24,961	
Total Field	326,876	196,112	60.00%	71,244	
					
TOTAL EXPENDITURES	438,641	299,553	68.29%	76,138	

Report Date: 11/14/2017	Page 2

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending September 30, 2017

ANNUAL ADOPTED
ACCOUNT DESCRIPTION	BUDGET	
YEAR TO DATE ACTUAL	YTD ACTUAL AS A % OF
ADOPTED BUD	
SEP-17 ACTUAL	

Excess (deficiency) of revenues Over (under) expenditures	

-	

149,167	

0.00%	

(74,996)	

Net change in fund balance	
$	-	
$	149,167	
0.00%	
$	(74,996)	

FUND BALANCE, BEGINNING (OCT 1, 2016)	
1,163,053	
1,163,053			
FUND BALANCE, ENDING	$	1,163,053	$	1,312,220			

Report Date: 11/14/2017	Page 3

Community Development District	Series 2013 Debt Service Fund

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending September 30, 2017

ACCOUNT DESCRIPTION	ANNUAL ADOPTED
BUDGET	
YEAR TO DATE ACTUAL	YTD ACTUAL AS A % OF
ADOPTED BUD	
SEP-17 ACTUAL	

REVENUES					
Interest - Investments	$	-	$	509	0.00%	$	41	
Special Assmnts- Tax Collector	477,357	477,357	100.00%	-	
Special Assmnts- Discounts	(19,094)	(17,257)	90.38%	-	
TOTAL REVENUES	458,263	460,609	100.51%	41	

EXPENDITURES					

Administration					
Misc-Assessmnt Collection Cost	9,547	6,294	65.93%	(2,909)	
Total Administration	9,547	6,294	65.93%	(2,909)	

Debt Service					
Principal Debt Retirement	245,000	245,000	100.00%	-	
Interest Expense	197,355	197,355	100.00%	-	
Total Debt Service	442,355	442,355	100.00%	-	
					
TOTAL EXPENDITURES	451,902	448,649	99.28%	(2,909)	

Excess (deficiency) of revenues Over (under) expenditures	

6,361	

11,960	

n/a	

2,950	

OTHER FINANCING SOURCES (USES)					
Contribution to (Use of) Fund Balance	6,361	-	0.00%	-	
TOTAL FINANCING SOURCES (USES)	6,361	-	0.00%	-	

Net change in fund balance	
$	6,361	
$	11,960	
n/a	
$	2,950	

FUND BALANCE, BEGINNING (OCT 1, 2016)	
228,860	
228,860			
FUND BALANCE, ENDING	$	235,221	$	240,820			

Report Date: 11/14/2017	Page 4

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Supporting Schedules

September 30, 2017

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Non-Ad Valorem Special Assessments
(Hillsborough County Tax Collector - Monthly Collection Distributions) For the Fiscal Year Ending September 30, 2017

	Allocation By Fund	

Date Received	
Net Amt Rcvd	Discount / (Penalties)
Amount	
Tax Coll Cost	
Prop Appr Cost	Gross Amount
Received	
General	
Debt Service	
Assmts Levied					$934,275	$456,918	$477,357	
Allocation %					100%	49%	51%	
11/04/16	$	7,729	$	400	$	158	$	-	$	8,287	$	4,053	$	4,234	
11/16/16	44,510	1,892	908	-	47,311	23,138	24,173	
11/23/16	138,334	5,882	2,823	-	147,038	71,911	75,128	
12/07/16	523,910	22,275	10,692	-	556,878	272,347	284,530	
12/15/16	61,288	2,559	1,251	-	65,098	31,837	33,261	
01/06/17	25,001	842	510	-	26,353	12,888	13,465	
02/07/17	14,964	312	305	-	15,581	7,620	7,961	
03/07/17	19,621	230	400	-	20,251	9,904	10,347	
04/06/17	25,328	-	517	-	25,845	12,640	13,205	
05/08/17	4,233	(95)	86	-	4,225	2,066	2,158	
06/09/17	4,370	(130)	89	-	4,330	2,117	2,212	
06/13/17	13,203	(392)	269	-	13,080	6,397	6,683	
10/27/17	5,693	-	(5,693)	-	-	-	-	
TOTAL	888,183	33,774	12,318	-	934,275	456,918	477,357	

% COLLCTD	100%	100%	100%

Report Date: 11/14/2017	Prepared by:
Severn Trent Management Services	Page 5

LIVE OAK NO. 1	All Funds
Community Development District

Cash and Investment Report
September 30, 2017

General Fund				

Account Name	
Bank Name	
Investment Type	
Maturity	
Yield	
Balance	
Checking Account-Operating	SunTrust	Public Funds Analyzed Chking	n/a	0.00%	$25,628	
Certificate of Deposit	FL Community Bank	12 Month CD - #9400	01/17/18	1.02%	$201,362	
Certificate of Deposit	BankUnited	18 Month CD - #6093	03/09/18	1.10%	$100,337	
Certificate of Deposit	BankUnited	18 Month CD - #9026	12/01/17	1.10%	202,687	

Subtotal	$303,025	
Public Funds MMA	Stonegate Bank	MMA - #5714	n/a	0.40%	$385,271	
Public Funds MMA	BankUnited	MMA - #0216	n/a	0.78%	457,647	

Subtotal	$842,918

GF Subtotal	$1,372,933

Debt Service Funds				

Account Name	
Bank Name	
Investment Type	
Maturity	
Yield	
Balance	
Series 2013 Reserve Fund	US Bank	US Bank Open Ended CP	12/01/17	0.00%	$43,917	
Series 2013 Revenue Fund	US Bank	US Bank Open Ended CP	12/01/17	0.00%	$193,994	

DS Subtotal	$237,911

Total	$1,610,844

Report Date: 11/14/2017	Prepared By:
Severn Trent Management Services	Page 6

Live Oak No. 1 CDD
Bank Reconciliation

Agenda Page #19

Bank Account No.	9542	SunTrust Bank N.A. - GF				
Statement No.	09-17					
Statement Date	9/30/2017					

G/L Balance (LCY)	
25,628.25		
Statement Balance	
29,861.00		
G/L Balance	25,628.25		Outstanding Deposits	0.00		
Positive Adjustments	0.00			

		Subtotal	29,861.00		
Subtotal	25,628.25		Outstanding Checks	4,232.75		
Negative Adjustments	0.00		Differences	0.00		

Ending G/L Balance	
25,628.25		
Ending Balance	
25,628.25		

Difference	
0.00					

Posting	Document
Date	Type	
Document No.	

Description		

Amount	
Cleared Amount	

Difference	
Outstanding Checks						

9/20/2017	Payment	
003654	
GEORGE A. MAYER, III	
184.70	
0.00	
184.70	
9/22/2017	Payment	003656	SEVERN TRENT ENVIRONMENTAL	4,048.05	0.00	4,048.05	

Total Outstanding Checks......................................................................................................................	4,232.75	4,232.75

Page 7

Page 8

Agenda Page #20
LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Payment Register by Bank Account For the Period from 9/01/2017 to 9/30/2017 (Sorted by Check / ACH No.)

Pymt Type	Check / ACH No.	
Date	Payee Type	
Payee	
Invoice No.	
Payment Description	
Invoice / GL Description	
G/L Account #	Amount Paid	

SUNTRUST BANK N.A. - GF - (ACCT# XXXXX9542)

Check	003647	09/07/17	Vendor	AMERICAN ECOSYSTEMS, INC	1709221	WATER MGMT SEPT 2017	Contracts-Lakes	001-534084-53901	$1,791.00	
Check	003648	09/07/17	Vendor	GRAU & ASSOCIATES	1102	AUDIT 9/30/16 CONFIRMATION	Auditing Services	001-532002-51301	$23.00	
Check	003649	09/07/17	Vendor	KING ENGINEERING ASSOCIATES, I	K69231	GEN ENGINEERING THRU 7/31/17	ProfServ-Engineering	001-531013-51501	$1,632.26	
Check	003650	09/07/17	Vendor	LANDSCAPE MAINTENANCE	124339	SEPT LANDSCAPE MAINT	Contracts-Landscape	001-534050-53901	$4,660.00	
Check	003651	09/07/17	Vendor	STRALEY & ROBIN	14743	7/19-8/3/17 GEN COUNSEL	ProfServ-Legal Services	001-531023-51401	$90.00	
Check	003652	09/20/17	Employee	SHELDON J. COHEN	PAYROLL	September 20, 2017 Payroll Posting			$184.70	
Check	003653	09/20/17	Employee	NILESHKUMAR C. PATEL	PAYROLL	September 20, 2017 Payroll Posting			$184.70	
Check	003654	09/20/17	Employee	GEORGE A. MAYER, III	PAYROLL	September 20, 2017 Payroll Posting			$184.70	
Check	003655	09/21/17	Vendor	TAMPA ELECTRIC	081817	7/15-8/14/17 ELEC GEN	211001136095	001-543006-53901	$800.03	
Check	003655	09/21/17	Vendor	TAMPA ELECTRIC	93046-081817	211001693046 7/15-8/14/17	Electricity - Streetlighting	001-543013-53901	$2,147.42	
Check	003655	09/21/17	Vendor	TAMPA ELECTRIC	82317-5103	211012535103 7-20-8/17/17	Electricity - Streetlighting	001-543013-53901	$800.03	
Check	003656	09/22/17	Vendor	SEVERN TRENT ENVIRONMENTAL	23451	SEPT MGMT SERVICES	ProfServ-Mgmt Consulting Serv	001-531027-51201	$4,019.00	
Check	003656	09/22/17	Vendor	SEVERN TRENT ENVIRONMENTAL	23451	SEPT MGMT SERVICES	Printing and Binding	001-547001-51301	$29.05	

Account Total	$16,545.89

Total Amount Paid

$16,545.89

Total Amount Paid - Breakdown by Fund	
Fund		Amount	
General Fund - 001		16,545.89	
	Total	16,545.89	

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Financial Report

October 31, 2017

Prepared by

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Table of Contents

FINANCIAL STATEMENTS

Balance Sheet	Page 1

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances

General Fund	Pages 2 - 3

Debt Service Fund	Page 4

SUPPORTING SCHEDULES

Cash & Investment Report

…………………………………………………. Page 5

Bank Reconciliation	Page 6

Payment Register by Bank Account	Page 7

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Financial Statements
(Unaudited)

October 31, 2017

Community Development District	Governmental Funds

Balance Sheet
October 31, 2017

ACCOUNT DESCRIPTION

GENERAL FUND

SERIES 2013 DEBT SERVICE
FUND	TOTAL

ASSETS

Cash - Checking Account	$	50,572	$	-	$	50,572	
Due From Other Funds	-	2,909	2,909	
Investments:
Certificates of Deposit - 12 Months	
201,362	
-	
201,362	
Certificates of Deposit - 18 Months	303,025	-	303,025	
Money Market Account	743,329	-	743,329	
Reserve Fund	-	43,917	43,917	
Revenue Fund	-	194,034	194,034	
Utility Deposits - TECO	1,375	-	1,375	
TOTAL ASSETS	$ 1,299,663	$	240,860	$	1,540,523	

LIABILITIES				
Accounts Payable	$	8,009	$	-	$	8,009	
Accrued Expenses	2,947	-	2,947	
Due To Other Funds	2,909	-	2,909	
TOTAL LIABILITIES	13,865	-	13,865	

FUND BALANCES
Nonspendable:
Deposits	

1,375	

-	

1,375	
Restricted for:
Debt Service	
-	
240,860	
240,860	
Assigned to:				
Operating Reserves	70,001	-	70,001	
Reserves - Infrastructure	297,500	-	297,500	
Reserves - Ponds	864,781	-	864,781	
Unassigned:	52,141	-	52,141	
TOTAL FUND BALANCES	$ 1,285,798	$	240,860	$	1,526,658	
			
TOTAL LIABILITIES & FUND BALANCES	$ 1,299,663	$	240,860	$	1,540,523	

Report Date: 11/14/2017	Page 1

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending October 31, 2017

ACCOUNT DESCRIPTION	ANNUAL ADOPTED
BUDGET	
YEAR TO DATE ACTUAL	YTD ACTUAL AS A % OF
ADOPTED BUD	
OCT-17 ACTUAL	

REVENUES					
Interest - Investments	$	4,000	$	412	10.30%	$	412	
Special Assmnts- Tax Collector	456,918	-	0.00%	-	
Special Assmnts- Discounts	(18,277)	-	0.00%	-	
TOTAL REVENUES	442,641	412	0.09%	412	

EXPENDITURES					

Administration					
P/R-Board of Supervisors	8,000	-	0.00%	-	
FICA Taxes	612	-	0.00%	-	
ProfServ-Arbitrage Rebate	600	-	0.00%	-	
ProfServ-Engineering	10,000	-	0.00%	-	
ProfServ-Legal Services	4,000	616	15.40%	616	
ProfServ-Mgmt Consulting Serv	48,228	4,019	8.33%	4,019	
ProfServ-Special Assessment	12,500	-	0.00%	-	
ProfServ-Trustee Fees	2,694	-	0.00%	-	
Auditing Services	5,023	-	0.00%	-	
Postage and Freight	300	25	8.33%	25	
Insurance - General Liability	7,959	7,235	90.90%	7,235	
Printing and Binding	300	6	2.00%	6	
Legal Advertising	700	-	0.00%	-	
Misc-Bank Charges	600	36	6.00%	36	
Misc-Assessmnt Collection Cost	9,138	-	0.00%	-	
Misc-Web Hosting	770	-	0.00%	-	
Office Supplies	48	-	0.00%	-	
Annual District Filing Fee	175	-	0.00%	-	
Total Administration	111,647	11,937	10.69%	11,937	

Field					
Contracts-Landscape	55,920	4,660	8.33%	4,660	
Contracts-Lakes	21,492	1,791	8.33%	1,791	
Electricity - General	9,637	800	8.30%	800	
Electricity - Streetlighting	35,405	2,947	8.32%	2,947	
R&M-Irrigation	500	-	0.00%	-	
R&M-Wetland Monitoring	15,000	-	0.00%	-	
Misc-Contingency	15,000	4,700	31.33%	4,700	
Reserve - Ponds	178,040	-	0.00%	-	
Total Field	330,994	14,898	4.50%	14,898	
					
TOTAL EXPENDITURES	442,641	26,835	6.06%	26,835	

Excess (deficiency) of revenues Over (under) expenditures	

-	

(26,423)	

0.00%	

(26,423)	

Report Date: 11/14/2017	Page 2

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending October 31, 2017

ACCOUNT DESCRIPTION	ANNUAL ADOPTED
BUDGET	
YEAR TO DATE ACTUAL	YTD ACTUAL AS A % OF
ADOPTED BUD	
OCT-17 ACTUAL	

Net change in fund balance	

$	-	

$	(26,423)	

0.00%	

$	(26,423)	

FUND BALANCE, BEGINNING (OCT 1, 2017)	
1,312,221	
1,312,221			
FUND BALANCE, ENDING	$	1,312,221	$	1,285,798			

Report Date: 11/14/2017	Page 3

Community Development District	Series 2013 Debt Service Fund

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending October 31, 2017

	ANNUAL		YTD ACTUAL		
	ADOPTED	YEAR TO DATE	AS A % OF	OCT-17	
ACCOUNT DESCRIPTION	BUDGET	ACTUAL	ADOPTED BUD	ACTUAL	

REVENUES

Interest - Investments	$	-	$	40	0.00%	$	40	
Special Assmnts- Tax Collector	477,357	-	0.00%	-	
Special Assmnts- Discounts	(19,094)	-	0.00%	-	
TOTAL REVENUES	458,263	40	0.01%	40	

EXPENDITURES

Administration
Misc-Assessmnt Collection Cost	9,547	

-	

0.00%	

-	
Total Administration	9,547	-	0.00%	-	

Debt Service
Principal Debt Retirement	

255,000	

-	0.00%	

-	
Interest Expense	188,682	-	0.00%	-	
Total Debt Service	443,682	-	0.00%	-	

TOTAL EXPENDITURES	453,229	-	0.00%	-	

Excess (deficiency) of revenues
Over (under) expenditures	5,034	

40	

0.79%	

40	

OTHER FINANCING SOURCES (USES)					
Contribution to (Use of) Fund Balance	5,034	-	0.00%	-	
TOTAL FINANCING SOURCES (USES)	5,034	-	0.00%	-	

Net change in fund balance	
$	5,034	
$	40	
0.79%	
$	40	

FUND BALANCE, BEGINNING (OCT 1, 2017)	
240,820	
240,820			
FUND BALANCE, ENDING	$	245,854	$	240,860			

Report Date: 11/14/2017	Page 4

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Supporting Schedules

October 31, 2017

LIVE OAK NO. 1	All Funds
Community Development District

Cash and Investment Report
October 31, 2017

General Fund				

Account Name	
Bank Name	
Investment Type	
Maturity	
Yield	
Balance	
Checking Account-Operating	SunTrust	Public Funds Analyzed Chking	n/a	0.00%	$50,572	
Certificate of Deposit	FL Community Bank	12 Month CD - #9400	01/17/18	1.02%	$201,362	
Certificate of Deposit	BankUnited	18 Month CD - #6093	03/09/18	1.10%	$100,337	
Certificate of Deposit	BankUnited	18 Month CD - #9026	12/01/17	1.10%	202,687	

Subtotal	$303,025	
Public Funds MMA	BankUnited	MMA - #0216	n/a	0.78%	743,329	
			Subtotal	$743,329	

GF Subtotal	$1,298,288

Debt Service Funds				

Account Name	
Bank Name	
Investment Type	
Maturity	
Yield	
Balance	
Series 2013 Reserve Fund	US Bank	US Bank Open Ended CP	12/01/17	0.00%	$43,917	
Series 2013 Revenue Fund	US Bank	US Bank Open Ended CP	12/01/17	0.00%	$194,034	

DS Subtotal	$237,951

Total	$1,536,239

Report Date: 11/14/2017	Prepared By:
Severn Trent Management Services	Page 5

Live Oak No. 1 CDD
Bank Reconciliation

Agenda Page #30

Bank Account No.	9542
Statement No.	10-17
Statement Date	10/31/2017

SunTrust Bank N.A. - GF

G/L Balance (LCY)	50,571.76
G/L Balance	50,571.76
Positive Adjustments	0.00

Subtotal	50,571.76
Negative Adjustments	0.00

Statement Balance	54,751.76
Outstanding Deposits	0.00

Subtotal	54,751.76
Outstanding Checks	4,180.00
Differences	0.00

Ending G/L Balance	50,571.76	Ending Balance	50,571.76

Difference	0.00

Posting Date

Document Type

Document
No.	Description	Amount

Cleared
Amount	Difference

Outstanding Checks

10/27/2017   Payment	003670	FLORIDA NATIVES NURSERY, INC	4,180.00	0.00	4,180.00

Total Outstanding Checks......................................................................................................................	4,180.00	4,180.00

Page 6

Page 7

Agenda Page #31
LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Payment Register  by  Bank  Account For the Period from 10/01/2017 to 10/31/2017 (Sorted by Check / ACH No.)

Pymt Type	Check / ACH No.	
Date	Payee Type	
Payee	
Invoice No.	
Payment Description	
Invoice / GL Description	
G/L Account #	Amount Paid	

BANK UNITED - MMA - (ACCT# XXXXX0216)

Check	251	10/03/17	Vendor	LIVE OAK NO. 1	100317	TRSF FR BANKUNITED MMA	Due From Other Funds	131000	$100,000.00

Account Total	$100,000.00

SUNTRUST BANK N.A. - GF - (ACCT# XXXXX9542)

Check	003657	10/03/17	Vendor	KING ENGINEERING ASSOCIATES, I	K69401	GEN ENGINEERING P/E 8/31/17	ProfServ-Engineering	001-531013-51501	$468.31	
Check	003659	10/03/17	Vendor	BIOMASS ENVIRONMENTAL SERVICES	1736	CEDARWOOD DEPRESSION REPAIR	Reserve - Ponds	001-568126-53901	$24,961.17	
Check	003660	10/03/17	Vendor	TAMPA ELECTRIC	36095-092017	8/15-9/14/17 #21101136095	Electricity - Streetlighting	001-543013-53901	$800.03	
Check	003661	10/06/17	Vendor	AMERICAN ECOSYSTEMS, INC	1710223	OCT WATER MGMT	Prepaid Items	155000	$1,791.00	
Check	003662	10/06/17	Vendor	LANDSCAPE MAINTENANCE	125252	HURRICANE IRMA CLEANUP	Contracts-Landscape	001-534050-53901	$2,500.00	
Check	003662	10/06/17	Vendor	LANDSCAPE MAINTENANCE	125342	LANDSCAPE MAINT OCT 2017	Contracts-Landscape	001-534050-53901	$4,660.00	
Check	003663	10/06/17	Vendor	TIMES PUBLISHING	25637-092517	NOTICE OF FY18 MEETINGS	Legal Advertising	001-548002-51301	$325.00	
Check	003664	10/11/17	Vendor	PUBLIC RISK INSURANCE	52332	POL0951237 10/1-10/1/18	Insurance - General Liability	001-545002-51301	$2,235.00	
Check	003664	10/11/17	Vendor	PUBLIC RISK INSURANCE	52331	PK FL1 0294038 16-11 10/1-10/1	Insurance - General Liability	001-545002-51301	$5,000.00	
Check	003666	10/11/17	Vendor	TRAFFIC CONTROL PRODUCTS OF FLORIDA, INC.	76396	TRAFFIC SIGNS	Misc-Contingency	001-549900-53901	$4,588.83	
Check	003666	10/11/17	Vendor	TRAFFIC CONTROL PRODUCTS OF FLORIDA, INC.	76463	SIGN FLASHING BEACON	Misc-Contingency	001-549900-53901	$27,068.00	
Check	003667	10/11/17	Vendor	TAMPA ELECTRIC	92517-35103	8/18-9/19/17 ELEC	211012535103	001-543013-53901	$800.03	
Check	003668	10/18/17	Vendor	BIG DOG FENCE INC	143485B	REMOVE/DISPOSE/INSTALL FENCE	Misc-Contingency	001-549900-53901	$520.00	
Check	003669	10/18/17	Vendor	FED EX	5-955-60496	POSTAGE 10/3/17	Postage and Freight	001-541006-51301	$16.13	
Check	003670	10/27/17	Vendor	FLORIDA NATIVES NURSERY, INC	14583	PLANT REPLACEMENT	Contracts-Landscape	001-534050-53901	$4,180.00	
Check	003671	10/27/17	Vendor	TAMPA ELECTRIC	101917	9/15-10/13/17 ELEC	211001136095	001-543013-53901	$800.03	

Account Total	$80,713.53

Total Amount Paid

$180,713.53

Total Amount Paid - Breakdown by Fund	
Fund		Amount	
General Fund - 001		180,713.53	
	Total	180,713.53	

3C.

LIVE OAK NO. 1 COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT

Motion: Assigning Fund Balance as of 9/30/17

The Board hereby assigns the FY 2017 Reserves per the September 2017 Financials:

Operating Reserve	$ 70,001	
Reserves - Infrastructure	$297,500	
Reserves - Ponds	$864,781	

* To be approved at 11/21/17 meeting.

Fourth Order of Business

4Ai.

uu

Agenda Page #36
22770000 NNoortrthh MMiilliittaarryy TTrraaiill•• SSuuiittee 335500

((556611)) 999944--99229999 •• ((880000)) 229999--44772288

�� GGrraauu&& AsAsssoociciaatteess

BBooccaa RRaattoonn,, FFlloorriiddaa

3333443311

FFaaxx  ((556611)) 999944--55882233

CCEERRTTIIFFIIEEDD  PPUUBBLLIICC  AACCCCOOUUNNTTAANNTTSS

wwwwww..ggrraauuccppaa..ccoomm

OOccttoobbeerr 1122,, 22001177

BBooaarrdd ooff SSuuppeerrvviissoorrss
LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt 221100 NN UUnniivveerrssiittyy DDrriivvee,, SSuuiittee 770022
CCoorraall SSpprriinnggss,, FFLL  3333007711

WWee aarree pplleeaasseedd ttoo ccoonnffiirrmm oouurr uunnddeerrssttaannddiinngg ooff tthhee sseerrvviicceess wwee aarree ttoo pprroovviiddee LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriictct,, HHiillllssbboorroouugghh CCoouunnttyy,, FFlloorriiddaa ((""tthhee DDiissttrriicctt"")) ffoorr tthhee ffiissccaall yyeeaarr eennddeedd SSeepptteemmbbeerr 3300,, 22001177.. WWee wwiillll aauuddiitt tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ooff tthhee  ggoovveerrnnmmeennttaall  aaccttiivviittiieess aanndd eeaacchh mmaajjoorr  ffuunndd,,  iinncclluuddiinngg  tthhee rreellaatteedd nnootteess ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,,  wwhhiicchh ccoolllleeccttiivveellyy ccoommpprriissee tthhee bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ooff LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt aass ooff aanndd ffoorr tthhee fifissccaall yyeeaarr eennddeedd SSeepptteemmbbeerr 3300,,  22001177.. IInn aaddddiittiioonn,,  wwee wwiillll eexxaammiinnee tthhee DDiissttrriicctt''ss ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee rreeqquuiirreemmeennttss ooff SSeeccttiioonn 221188..441155 FFlloorriiddaa SSttaattuutteess.. TThhiiss lleetttteerr sseerrvveess ttoo rreenneeww oouurr aaggrreeeemmeenntt aanndd eessttaabblliisshh tthhee tteerrmmss aanndd ffeeee ffoorr tthhee 22001177 aauuddiitt..
AAccccoouunnttiinngg ssttaannddaarrddss ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd iinn tthhee UUnniitteedd SSttaatteess ooff AAmmeerriiccaa pprroovviiddee ffoorr cceerrttaaiinn rreeqquuiirreedd ssuupppplleemmeennttaarryy iinnffoorrmmaattiioonn ((RRSSII)),,  ssuucchh aass mmaannaaggeemmeenntt''ss ddiissccuussssiioonn aanndd aannaallyyssiiss ((MMDD&&AA)),, ttoo ssuupppplleemmeenntt tthhee DDiissttrriicctt''ss bbaassiicc fifinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. SSuucchh iinnffoorrmmaattiioonn,, aalltthhoouugghh nnoott aa ppaartrt ooff tthhee bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,, iiss rreeqquuiirreedd bbyy tthhee GGoovveerrnnmmeennttaall AAccccoouunnttiinngg SSttaannddaarrddss BBooaarrdd wwhhoo  ccoonnssiiddeerrss  iitt  ttoo  bbee  aann  eesssseennttiiaall  ppaartrt  ooff  ffiinnaanncciiaall  rreeppoorrttiinngg  ffoorr  ppllaacciinngg  tthhee  bbaassiicc  ffiinnaanncciiaall  ssttaatteemmeennttss  iinn  aann  aapppprroopprriiaattee ooppeerraattiioonnaall,, eeccoonnoommiicc,, oorr hhiissttoorriiccaall ccoonntteexxtt.. AAss ppaartrt ooff oouurr eennggaaggeemmeenntt,, wwee wwiillll aappppllyy cceertrtaaiinn lliimmiitteedd pprroocceedduurreess ttoo tthhee DDiissttrriicctt''ss RRSSII iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd iinn tthhee UUnniitteedd SSttaatteess ooff AAmmeerriiccaa.. TThheessee lliimmiitteedd pprroocceedduurreess wwiillll ccoonnssiisstt  ooff  iinnqquuiirriieess  ooff  mmaannaaggeemmeenntt  rreeggaarrddiinngg  tthhee  mmeetthhooddss  ooff  pprreeppaarriinngg  tthhee  iinnffoorrmmaattiioonn  aanndd  ccoommppaarriinngg  tthhee  iinnffoorrmmaattiioonn  ffoorr ccoonnssiisstteennccyy wwiitthh mmaannaaggeemmeenntt''ss rreessppoonnsseess ttoo oouurr iinnqquuiirriieess,,  tthhee bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,,  aanndd ootthheerr kknnoowwlleeddggee wwee oobbttaaiinneedd dduurriinngg oouurr aauuddiitt ooff tthhee bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. WWee wwiillll nnoott eexxpprreessss aann ooppiinniioonn oorr pprroovviiddee aannyy aassssuurraannccee oonn tthhee iinnffoorrmmaattiioonn bbeeccaauussee tthhee lliimmiitteedd pprroocceedduurreess ddoo nnoott pprroovviiddee uuss wwiitthh ssuuffffiicciieenntt eevviiddeennccee ttoo eexxpprreessss aann ooppiinniioonn oorr pprroovviiddee aannyy aassssuurraannccee..
TThhee ffoolllloowwiinngg RRSSII iiss rreeqquuiirreedd bbyy ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aaccccoouunnttiinngg pprriinncciipplleess aanndd wwiillll bbee ssuubbjjeecctteedd ttoo cceerrttaaiinn lliimmiitteedd pprroocceedduurreess,, bbuutt wwiillll nnoott bbee aauuddiitteedd::

11))
22))

MMaannaaggeemmeenntt''ss DDiissccuussssiioonn aanndd AAnnaallyyssiiss.. BBuuddggeettaarryy ccoommppaarriissoonn sscchheedduullee

AAuuddiitt OObbjjeeccttiivveess
TThhee oobbjjeeccttiivvee ooff oouurr aauuddiitt iiss tthhee eexxpprreessssiioonn ooff ooppiinniioonnss aass ttoo wwhheetthheerr yyoouurr ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aarree ffaaiirrllyy pprreesseenntteedd,, iinn aallll mmaatteerriiaall rreessppeeccttss,,  iinn ccoonnffoorrmmiittyy wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy  aacccceepptteedd aaccccoouunnttiinngg pprriinncciipplleess aanndd ttoo rreeppoorrtt oonn tthhee ffaaiirrnneessss ooff tthhee ssuupppplleemmeennttaarryy iinnffoorrmmaattiioonn rreeffeerrrreedd ttoo iinn tthhee sseeccoonndd ppaarraaggrraapphh wwhheenn ccoonnssiiddeerreedd iinn rreellaattiioonn ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aass aa wwhhoollee.. OOuurr aauuddiitt wwiillll bbee ccoonndduucctteedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd iinn tthhee UUnniitteedd SSttaatteess ooff AAmmeerriiccaa aanndd tthhee ssttaannddaarrddss ffoorr ffiinnaanncciiaall aauuddiittss ccoonnttaaiinneedd iinn  GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss,, iissssuueedd bbyy tthhee CCoommppttrroolllleerr GGeenneerraall ooff tthhee UUnniitteedd SSttaatteess,, aanndd wwiillll iinncclluuddee tteessttss ooff tthhee aaccccoouunnttiinngg rreeccoorrddss ooff tthhee DDiissttrriicctt aanndd ootthheerr pprroocceedduurreess wwee ccoonnssiiddeerr nneecceessssaarryy ttoo eennaabbllee uuss ttoo eexxpprreessss ssuucchh ooppiinniioonnss.. WWee wwiillll iissssuuee aa wwrriitttteenn rreeppoorrtt uuppoonn ccoommpplleettiioonn ooff oouurr aauuddiitt ooff tthhee DDiissttrriicctt''ss ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. WWee ccaannnnoott pprroovviiddee aassssuurraannccee tthhaatt aann uunnmmooddiiffiieedd ooppiinniioonn wwiillll bbee eexxpprreesssseedd.. CCiirrccuummssttaanncceess mmaayy aarriissee iinn wwhhiicchh iitt iiss nneecceessssaarryy ffoorr uuss ttoo mmooddiiffyy oouurr ooppiinniioonn oorr aadddd eemmpphhaassiiss--ooff--mmaatttteerr oorr ootthheerr--mmaatttteerr ppaarraaggrraapphhss.. IIff oouurr ooppiinniioonn oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss iiss ootthheerr tthhaann uunnmmooddiiffiieedd,, wwee wwiillll ddiissccuussss tthhee rreeaassoonnss wwiitthh yyoouu iinn aaddvvaannccee.. IIff,, ffoorr aannyy rreeaassoonn,, wwee aarree uunnaabbllee ttoo ccoommpplleettee tthhee aauuddiitt oorr aarree uunnaabbllee ttoo ffoorrmm oorr hhaavvee nnoott ffoorrmmeedd aann ooppiinniioonn,, wwee mmaayy ddeecclliinnee ttoo eexxpprreessss aann ooppiinniioonn oorr iissssuuee aa rreeppoorrtt,, oorr mmaayy wwiitthhddrraaww ffrroomm tthhiiss eennggaaggeemmeenntt..
WWee  wwiillll aallssoo  pprroovviiddee  aa  rreeppoorrtt ((tthhaatt  ddooeess nnoott  iinncclluuddee aann  ooppiinniioonn))  oonn iinntteerrnnaall  ccoonnttrrooll rreellaatteedd  ttoo  tthhee  ffiinnaanncciiaall  ssttaatteemmeennttss aanndd ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee pprroovviissiioonnss ooff llaawwss,,  rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aanndd ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss,, nnoonnccoommpplliiaannccee wwiitthh wwhhiicchh ccoouulldd hhaavvee aa mmaatteerriiaall eeffffeecctt oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aass rreeqquuiirreedd bbyy GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss.. TThhee rreeppoortrt oonn iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll aanndd oonn ccoommpplliiaannccee aanndd ootthheerr mmaatttteerrss wwiillll iinncclluuddee aa ppaarraaggrraapphh tthhaatt ssttaatteess ((11)) tthhaatt tthhee ppuurrppoossee ooff tthhee rreeppoorrtt iiss ssoolleellyy ttoo ddeessccrriibbee tthhee

ssccooppee  ooff  tteessttiinngg  ooff  iinntteerrnnaall  ccoonnttrrooll  aanndd  ccoommpplliiaannccee,,

aanndd  tthhee  rreessuullttss  ooff  tthhaatt  tteessttiinngg,,

aanndd  nnoott  ttoo  pprroovviiddee  aann  ooppiinniioonn  oonn  tthhee

eeffffeeccttiivveenneessss ooff tthhee DDiissttrriicctt''ss iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll oonn ccoommpplliiaannccee,, aanndd ((22)) tthhaatt tthhee rreeppoorrtt iiss aann iinntteeggrraall ppaartrt ooff aann aauuddiitt ppeerrffoorrmmeedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh  GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaardrdss iinn ccoonnssiiddeerriinngg tthhee DDiissttrriicctt''ss iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll aanndd ccoommpplliiaannccee.. TThhee ppaarraaggrraapphh wwiillll aallssoo ssttaattee tthhaatt tthhee rreeppoorrtt iiss nnoott ssuuiittaabbllee ffoorr aannyy ootthheerr ppuurrppoossee.. IIff dduurriinngg oouurr aauuddiitt wwee bbeeccoommee aawwaarree tthhaatt tthhee DDiissttrriicctt iiss ssuubbjjeecctt ttoo aann aauuddiitt rreeqquuiirreemmeenntt tthhaatt iiss nnoott eennccoommppaasssseedd iinn tthhee tteerrmmss ooff tthhiiss eennggaaggeemmeenntt,,  wwee wwiillll ccoommmmuunniiccaattee ttoo mmaannaaggeemmeenntt aanndd tthhoossee cchhaarrggeedd wwiitthh ggoovveerrnnaannccee tthhaatt aann aauuddiitt iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss aanndd tthhee ssttaannddaarrddss ffoorr ffiinnaanncciiaall  aauuddiittss ccoonnttaaiinneedd iinn  GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg  SSttaannddaarrddss mmaayy nnoott ssaattiissffyy tthhee rreelleevvaanntt lleeggaall,,  rreegguullaattoorryy,,  oorr ccoonnttrraaccttuuaall rreeqquuiirreemmeennttss..
EExxaammiinnaattiioonn OObbjjeeccttiivvee
TThhee oobbjjeeccttiivvee ooff oouurr eexxaammiinnaattiioonn iiss tthhee eexxpprreessssiioonn ooff aann ooppiinniioonn aass ttoo wwhheetthheerr tthhee DDiissttrriicctt iiss iinn ccoommpplliiaannccee wwiitthh FFlloorriiddaa SSttaattuuttee 221188..441155 iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh RRuullee 1100..555566((1100)) ooff tthhee AAuuddiittoorr GGeenneerraall ooff tthhee SSttaattee ooff FFlloorriiddaa.. OOuurr eexxaammiinnaattiioonn wwiillll bbee ccoonndduucctteedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh aatttteessttaattiioonn ssttaannddaarrddss eessttaabblliisshheedd bbyy tthhee AAmmeerriiccaann IInnssttiittuuttee ooff CCeerrttiiffiieedd PPuubblliicc AAccccoouunnttaannttss aanndd wwiillll iinncclluuddee tteessttss ooff yyoouurr rreeccoorrddss aanndd ootthheerr pprroocceedduurreess wwee ccoonnssiiddeerr nneecceessssaarryy ttoo eennaabbllee uuss ttoo eexxpprreessss ssuucchh aann ooppiinniioonn.. WWee wwiillll iissssuuee aa

LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt

Agenda Page #37    22

wwrriitttteenn rreeppoorrtt uuppoonn ccoommpplleettiioonn ooff oouurr eexxaammiinnaattiioonn ooff tthhee DDiissttrriicctt''ss ccoommpplliiaannccee.. TThhee rreeppoortrt wwiillll iinncclluuddee aa ssttaatteemmeenntt tthhaatt tthhee rreeppoorrtt iiss iinntteennddeedd ssoolleellyy ffoorr tthhee iinnffoorrmmaattiioonn aanndd uussee ooff mmaannaaggeemmeenntt,, tthhoossee cchhaarrggeedd wwiitthh ggoovveerrnnaannccee,, aanndd tthhee FFlloorriiddaa AAuuddiittoorr GGeenneerraall,, aanndd iiss nnoott iinntteennddeedd ttoo bbee aanndd sshhoouulldd nnoott bbee uusseedd bbyy aannyyoonnee ootthheerr tthhaann tthheessee ssppeecciiffiieedd ppaartrtiieess.. WWee ccaannnnoott pprroovviiddee aassssuurraannccee tthhaatt aann uunnmmooddiiffiieedd ooppiinniioonn wwiillll bbee eexxpprreesssseedd.. CCiirrccuummssttaanncceess mmaayy aarriissee iinn wwhhiicchh iitt iiss nneecceessssaaryry ffoorr uuss ttoo mmooddiiffyy oouurr ooppiinniioonn oorr aadddd eemmpphhaassiiss--ooff--mmaatttteerr oorr ootthheerr--mmaatttteerr ppaarraaggrraapphhss.. IIff oouurr ooppiinniioonn oonn tthhee DDiissttrriicctt''ss ccoommpplliiaannccee iiss ootthheerr tthhaann uunnmmooddiiffiieedd,, wwee wwiillll ddiissccuussss tthhee rreeaassoonnss wwiitthh yyoouu iinn aaddvvaannccee.. IIff,, ffoorr aannyy rreeaassoonn,, wwee aarree uunnaabbllee ttoo ccoommpplleettee tthhee eexxaammiinnaattiioonn oorr aarree uunnaabbllee ttoo ffoorrmm oorr hhaavvee nnoott ffoorrmmeedd aann ooppiinniioonn,, wwee mmaayy ddeecclliinnee ttoo eexxpprreessss aann ooppiinniioonn oorr iissssuuee aa rreeppoorrtt,, oorr mmaayy wwiitthhddrraaww ffrroomm tthhiiss eennggaaggeemmeenntt..
OOtthheerr SSeervrviicceess
WWee wwiillll aassssiisstt iinn pprreeppaarriinngg tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd rreellaatteedd nnootteess ooff tthhee DDiissttrriicctt iinn ccoonnffoorrmmiittyy wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd

aaccccoouunnttiinngg  pprriinncciipplleess

bbaasseedd oonn iinnffoorrmmaattiioonn  pprroovviiddeedd bbyy

yyoouu..

TThheessee

nnoonnaauuddiitt  sseerrvviicceess  ddoo

nnoott

ccoonnssttiittuuttee aann aauuddiitt uunnddeerr

GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss aanndd ssuucchh sseervrviicceess wwiillll nnoott bbee ccoonndduucctteedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaardrdss.. TThhee ootthheerr sseerrvviicceess aarree lliimmiitteedd ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeenntt sseerrvviicceess pprreevviioouussllyy ddeeffiinneedd.. WWee,, iinn oouurr ssoollee pprrooffeessssiioonnaall jjuuddggmmeenntt,, rreesseervrvee tthhee rriigghhtt ttoo rreeffuussee ttoo ppeerfrfoorrmm aannyy pprroocceedduurree oorr ttaakkee aannyy aaccttiioonn tthhaatt ccoouulldd bbee ccoonnssttrruueedd aass aassssuummiinngg mmaannaaggeemmeenntt rreessppoonnssiibbiilliittiieess..
MMaannaaggeemmeenntt RReessppoonnssiibbiilliittiieess
MMaannaaggeemmeenntt iiss rreessppoonnssiibbllee foforr ccoommpplliiaannccee wwiitthh FFlloorriiddaa SSttaattuuttee 221188..441155 aanndd wwiillll pprroovviiddee uuss wwiitthh tthhee iinnffoorrmmaattiioonn rreeqquuiirreedd ffoorr tthhee eexxaammiinnaattiioonn.. TThhee aaccccuurraaccyy aanndd ccoommpplleetteenneessss ooff ssuucchh iinnffoorrmmaattiioonn iiss aallssoo mmaannaaggeemmeenntt''ss rreessppoonnssiibbiilliittyy.. YYoouu aaggrreeee ttoo aassssuummee aallll mmaannaaggeemmeenntt rreessppoonnssiibbiilliittiieess rreellaattiinngg ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd rreellaatteedd nnootteess aanndd aannyy ootthheerr nnoonnaauuddiitt sseervrviicceess wwee pprroovviiddee.. YYoouu wwiillll bbee rreeqquuiirreedd ttoo aacckknnoowwlleeddggee iinn tthhee mmaannaaggeemmeenntt rreepprreesseennttaattiioonn lleetttteerr oouurr aassssiissttaannccee wwiitthh pprreeppaarraattiioonn ooff tthhee fifinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd rreellaatteedd nnootteess aanndd tthhaatt yyoouu hhaavvee rreevviieewweedd aanndd aapppprroovveedd tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd rreellaatteedd nnootteess pprriioorr ttoo tthheeiirr iissssuuaannccee aanndd hhaavvee aacccceepptteedd rreessppoonnssiibbiilliittyy ffoorr tthheemm.. IInn aaddddiittiioonn,, yyoouu wwiillll bbee rreeqquuiirreedd ttoo mmaakkee cceertrtaaiinn rreepprreesseennttaattiioonnss rreeggaarrddiinngg ccoommpplliiaannccee wwiitthh FFlloorriiddaa SSttaattuuttee 221188..441155 iinn tthhee mmaannaaggeemmeenntt rreepprreesseennttaattiioonn lleetttteerr.. FFuurtrthheerr,, yyoouu aaggrreeee ttoo oovveerrsseeee tthhee nnoonnaauuddiitt

sseervrviicceess

bbyy

ddeessiiggnnaattiinngg  aann iinnddiivviidduuaall,,

pprreeffeerraabbllyy

ffrroomm  sseenniioorr  mmaannaaggeemmeenntt,,

wwhhoo  ppoosssseesssseess  ssuuiittaabbllee  sskkiillll,,

kknnoowwlleeddggee,,

oorr

eexxppeerriieennccee;; eevvaalluuaattee tthhee aaddeeqquuaaccyy aanndd rreessuullttss ooff tthhoossee sseerrvviicceess;; aanndd aacccceepptt rreessppoonnssiibbiilliittyy ffoorr tthheemm..
MMaannaaggeemmeenntt iiss rreessppoonnssiibbllee ffoorr ddeessiiggnniinngg,, iimmpplleemmeennttiinngg aanndd mmaaiinnttaaiinniinngg eeffffeeccttiivvee iinntteerrnnaall ccoonnttrroollss,,

iinncclluuddiinngg eevvaalluuaattiinngg aanndd

mmoonniittoorriinngg oonnggooiinngg aaccttiivviittiieess,, ttoo hheellpp eennssuurree tthhaatt aapppprroopprriiaattee ggooaallss aanndd oobbjjeeccttiivveess aarree mmeett;; ffoolllloowwiinngg llaawwss aanndd rreegguullaattiioonnss;; aanndd eennssuurriinngg tthhaatt mmaannaaggeemmeenntt aanndd ffiinnaanncciiaall iinnffoorrmmaattiioonn iiss rreelliiaabbllee aanndd pprrooppeerrllyy rreeppoorrtteedd..  MMaannaaggeemmeenntt iiss aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr iimmpplleemmeennttiinngg ssyysstteemmss ddeessiiggnneedd ttoo aacchhiieevvee ccoommpplliiaannccee wwiitthh aapppplliiccaabbllee llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aanndd ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss.. YYoouu aarree aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr tthhee sseelleeccttiioonn aanndd aapppplliiccaattiioonn ooff aaccccoouunnttiinngg pprriinncciipplleess,, ffoorr tthhee pprreeppaarraattiioonn aanndd ffaaiirr pprreesseennttaattiioonn ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd aallll aaccccoommppaannyyiinngg iinnfoforrmmaattiioonn iinn ccoonnfoforrmmiittyy wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aaccccoouunnttiinngg pprriinncciipplleess,, aanndd ffoorr ccoommpplliiaannccee wwiitthh aapppplliiccaabbllee llaawwss aanndd rreegguullaattiioonnss aanndd tthhee pprroovviissiioonnss ooff ccoonnttrraaccttss aanndd ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss..
MMaannaaggeemmeenntt iiss aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr mmaakkiinngg aallll ffiinnaanncciiaall rreeccoorrddss aanndd rreellaatteedd iinnfoforrmmaattiioonn aavvaaiillaabbllee ttoo uuss aanndd ffoorr tthhee aaccccuurraaccyy aanndd ccoommpplleetteenneessss ooff tthhaatt iinnffoorrmmaattiioonn.. YYoouu aarree aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr pprroovviiddiinngg uuss wwiitthh ((11)) aacccceessss ttoo aallll iinnffoorrmmaattiioonn ooff wwhhiicchh yyoouu aarree aawwaarree tthhaatt iiss rreelleevvaanntt ttoo tthhee pprreeppaarraattiioonn aanndd ffaaiirr pprreesseennttaattiioonn ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,, ((22)) aaddddiittiioonnaall iinnffoorrmmaattiioonn tthhaatt wwee mmaayy rreeqquueesstt ffoorr tthhee ppuurrppoossee ooff tthhee aauuddiitt,, aanndd ((33)) uunnrreessttrriicctteedd aacccceessss ttoo ppeerrssoonnss wwiitthhiinn tthhee ggoovveerrnnmmeenntt ffrroomm wwhhoomm wwee ddeetteerrmmiinnee iitt nneecceessssaarryy ttoo oobbttaaiinn aauuddiitt eevviiddeennccee..
YYoouurr rreessppoonnssiibbiilliittiieess iinncclluuddee aaddjjuussttiinngg tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ttoo ccoorrrreecctt mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeennttss aanndd ffoorr ccoonnffiirrmmiinngg ttoo uuss iinn tthhee wwrriitttteenn rreepprreesseennttaattiioonn lleetttteerr tthhaatt tthhee eeffffeeccttss ooff aannyy uunnccoorrrreecctteedd mmiissssttaatteemmeennttss aaggggrreeggaatteedd bbyy uuss dduurriinngg tthhee ccuurrrreenntt eennggaaggeemmeenntt aanndd ppeertrtaaiinniinngg ttoo tthhee llaatteesstt ppeerriioodd pprreesseenntteedd aarree iimmmmaatteerriiaall,, bbootthh iinnddiivviidduuaallllyy aanndd iinn tthhee aaggggrreeggaattee,, ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ttaakkeenn aass aa wwhhoollee..
YYoouu aarree rreessppoonnssiibbllee ffoorr tthhee ddeessiiggnn aanndd iimmpplleemmeennttaattiioonn ooff pprrooggrraammss aanndd ccoonnttrroollss ttoo pprreevveenntt aanndd ddeetteecctt ffrraauudd,, aanndd ffoorr iinnffoorrmmiinngg uuss aabboouutt aallll kknnoowwnn oorr ssuussppeecctteedd ffrraauudd aaffffeeccttiinngg tthhee ggoovveerrnnmmeenntt iinnvvoollvviinngg ((11)) mmaannaaggeemmeenntt,, ((22)) eemmppllooyyeeeess wwhhoo hhaavvee ssiiggnniiffiiccaanntt

rroolleess iinn iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll,,

aanndd ((33))

ootthheerrss  wwhheerree tthhee ffrraauudd ccoouulldd hhaavvee aa mmaatteerriiaall  eeffffeecctt  oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss..

YYoouurr

rreessppoonnssiibbiilliittiieess iinncclluuddee iinnffoorrmmiinngg uuss ooff yyoouurr kknnoowwlleeddggee ooff aannyy aalllleeggaattiioonnss ooff ffrraauudd oorr ssuussppeecctteedd ffrraauudd aaffffeeccttiinngg tthhee ggoovveerrnnmmeenntt rreecceeiivveedd iinn ccoommmmuunniiccaattiioonnss ffrroomm eemmppllooyyeeeess,, ffoorrmmeerr eemmppllooyyeeeess,, ggrraannttoorrss,, rreegguullaattoorrss,, oorr ootthheerrss.. IInn aaddddiittiioonn,, yyoouu aarree rreessppoonnssiibbllee ffoorr iiddeennttiiffyyiinngg aanndd eennssuurriinngg tthhaatt tthhee ggoovveerrnnmmeenntt ccoommpplliieess wwiitthh aapppplliiccaabbllee llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aaggrreeeemmeennttss,, aanndd ggrraannttss aanndd ffoorr ttaakkiinngg ttiimmeellyy aanndd aapppprroopprriiaattee sstteeppss ttoo rreemmeeddyy ffrraauudd aanndd nnoonnccoommpplliiaannccee wwiitthh pprroovviissiioonnss ooff llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss oorr ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss,, oorr aabbuussee tthhaatt wwee rreeppoorrtt..

MMaannaaggeemmeenntt

iiss

rreessppoonnssiibbllee

ffoorr

eessttaabblliisshhiinngg

aanndd

mmaaiinnttaaiinniinngg  aa

pprroocceessss

ffoorr

ttrraacckkiinngg

tthhee

ssttaattuuss

ooff

aauuddiitt

ffiinnddiinnggss

aanndd

rreeccoommmmeennddaattiioonnss..  MMaannaaggeemmeenntt iiss aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr iiddeennttiiffyyiinngg aanndd pprroovviiddiinngg rreeppoortrt ccooppiieess ooff pprreevviioouuss ffiinnaanncciiaall aauuddiittss,,
aatttteessttaattiioonn eennggaaggeemmeennttss,, ppeerfrfoorrmmaannccee aauuddiittss oorr ootthheerr ssttuuddiieess rreellaatteedd ttoo tthhee oobbjjeeccttiivveess ddiissccuusssseedd iinn tthhee AAuuddiitt OObbjjeeccttiivveess sseeccttiioonn

ooff

tthhiiss

lleetttteerr..

TThhiiss

rreessppoonnssiibbiilliittyy

iinncclluuddeess

rreellaayyiinngg

ttoo

uuss

ccoorrrreeccttiivvee

aaccttiioonnss

ttaakkeenn

ttoo

aaddddrreessss

ssiiggnniiffiiccaanntt

ffiinnddiinnggss

aanndd

rreeccoommmmeennddaattiioonnss rreessuullttiinngg ffrroomm tthhoossee aauuddiittss,,  aatttteessttaattiioonn eennggaaggeemmeennttss,,  ppeerrffoorrmmaannccee aauuddiittss,, oorr ootthheerr ssttuuddiieess.. YYoouu aarree aallssoo
rreessppoonnssiibbllee ffoorr pprroovviiddiinngg mmaannaaggeemmeenntt''ss vviieewwss oonn oouurr ccuurrrreenntt ffiinnddiinnggss,,  ccoonncclluussiioonnss,,  aanndd rreeccoommmmeennddaattiioonnss,, aass wweellll aass yyoouurr
ppllaannnneedd ccoorrrreectctiivvee aaccttiioonnss,, ffoorr tthhee rreeppoorrtt,, aanndd ffoorr tthhee ttiimmiinngg aanndd ffoorrmmaatt ffoorr pprroovviiddiinngg tthhaatt iinnffoorrmmaattiioonn..
WWiitthh rreeggaarrdd ttoo uussiinngg tthhee aauuddiitt''ss rreeppoortrt,, yyoouu uunnddeerrssttaanndd tthhaatt yyoouu mmuusstt oobbttaaiinn oouurr pprriioorr wwrriitttteenn ccoonnsseenntt ttoo rreepprroodduuccee oorr uussee oouurr rreeppoorrtt iinn bboonndd ooffffeerriinngg ooffffiicciiaall ssttaatteemmeennttss oorr ootthheerr ddooccuummeennttss..

WWiitthh rreeggaarrdd ttoo tthhee eelleeccttrroonniicc ddiisssseemmiinnaattiioonn ooff aauuddiitteedd ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,, iinncclluuddiinngg ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ppuubblliisshheedd eelleeccttrroonniiccaallllyy oonn yyoouurr wweebbssiittee,, yyoouu uunnddeerrssttaanndd tthhaatt eelleeccttrroonniicc ssiitteess aarree aa mmeeaannss ttoo ddiissttrriibbuuttee iinnffoorrmmaattiioonn aanndd,, tthheerreeffoorree,, wwee aarree nnoott rreeqquuiirreedd ttoo rreeaadd tthhee iinnffoorrmmaattiioonn ccoonnttaaiinneedd iinn tthheessee ssiitteess oorr ttoo ccoonnssiiddeerr tthhee ccoonnssiisstteennccyy ooff ootthheerr iinnffoorrmmaattiioonn iinn tthhee eelleeccttrroonniicc ssiittee wwiitthh tthhee oorriiggiinnaall ddooccuummeenntt..

LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt

AAuuddiitt PPrroocceedduurreess--GGeenneerraall

Agenda Page #38    33

AAnn aauuddiitt iinncclluuddeess eexxaammiinniinngg,, oonn aa tteesstt bbaassiiss,, eevviiddeennccee ssuuppppoorrttiinngg tthhee aammoouunnttss aanndd ddiisscclloossuurreess iinn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss;; tthheerreeffoorree,, oouurr aauuddiitt wwiillll iinnvvoollvvee jjuuddggmmeenntt aabboouutt tthhee nnuummbbeerr ooff ttrraannssaaccttiioonnss ttoo bbee eexxaammiinneedd aanndd tthhee aarreeaass ttoo bbee tteesstteedd.. AAnn aauuddiitt aallssoo iinncclluuddeess eevvaalluuaattiinngg tthhee aapppprroopprriiaatteenneessss ooff aaccccoouunnttiinngg ppoolliicciieess uusseedd aanndd tthhee rreeaassoonnaabblleenneessss ooff ssiiggnniiffiiccaanntt aaccccoouunnttiinngg eessttiimmaatteess mmaaddee bbyy mmaannaaggeemmeenntt,, aass wweellll aass eevvaalluuaattiinngg tthhee oovveerraallll pprreesseennttaattiioonn ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. WWee wwiillll ppllaann aanndd ppeerrffoorrmm tthhee aauuddiitt ttoo oobbttaaiinn rreeaassoonnaabbllee rraatthheerr tthhaann aabbssoolluuttee aassssuurraannccee aabboouutt wwhheetthheerr tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aarree ffrreeee ooff mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeenntt,, wwhheetthheerr ffrroomm ((11)) eerrrroorrss,, ((22)) ffrraauudduulleenntt ffiinnaanncciiaall rreeppoortrtiinngg,, ((33)) mmiissaapppprroopprriiaattiioonn ooff aasssseettss,, oorr ((44)) vviioollaattiioonnss ooff llaawwss oorr ggoovveerrnnmmeennttaall rreegguullaattiioonnss tthhaatt aarree aattttrriibbuuttaabbllee ttoo tthhee ggoovveerrnnmmeenntt oorr ttoo aaccttss bbyy mmaannaaggeemmeenntt oorr eemmppllooyyeeeess aaccttiinngg oonn bbeehhaallff ooff tthhee ggoovveerrnnmmeenntt.. BBeeccaauussee tthhee ddeetteerrmmiinnaattiioonn ooff aabbuussee iiss ssuubbjjeeccttiivvee,, GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss ddoo nnoott eexxppeecctt aauuddiittoorrss ttoo pprroovviiddee rreeaassoonnaabbllee aassssuurraannccee ooff ddeetteeccttiinngg aabbuussee..
BBeeccaauussee ooff tthhee iinnhheerreenntt lliimmiittaattiioonnss ooff aann aauuddiitt,, ccoommbbiinneedd wwiitthh tthhee iinnhheerreenntt lliimmiittaattiioonnss ooff iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll,, aanndd bbeeccaauussee wwee wwiillll nnoott ppeerrffoorrmm aa ddeettaaiilleedd eexxaammiinnaattiioonn ooff aallll ttrraannssaaccttiioonnss,, tthheerree iiss aa rriisskk tthhaatt mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeennttss mmaayy eexxiisstt aanndd nnoott bbee ddeetteecctteedd bbyy uuss,, eevveenn tthhoouugghh tthhee aauuddiitt iiss pprrooppeerrllyy ppllaannnneedd aanndd ppeerfrfoorrmmeedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss aanndd GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiititinngg  SSttaannddaardrdss..  IInn aaddddiittiioonn,, aann aauuddiitt iiss nnoott ddeessiiggnneedd ttoo ddeetteecctt iimmmmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeennttss oorr vviioollaattiioonnss ooff llaawwss oorr ggoovveerrnnmmeennttaall rreegguullaattiioonnss tthhaatt ddoo nnoott hhaavvee aa ddiirreecctt aanndd mmaatteerriiaall eeffffeecctt oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. OOuurr rreessppoonnssiibbiilliittyy aass aauuddiittoorrss iiss lliimmiitteedd ttoo tthhee ppeerriioodd ccoovveerreedd bbyy oouurr aauuddiitt aanndd ddooeess nnoott eexxtteenndd ttoo llaatteerr ppeerriiooddss ffoorr wwhhiicchh wwee aarree nnoott eennggaaggeedd aass aauuddiittoorrss..
OOuurr pprroocceedduurreess wwiillll iinncclluuddee tteessttss ooff ddooccuummeennttaarryy eevviiddeennccee ssuuppppoorrttiinngg tthhee ttrraannssaaccttiioonnss rreeccoorrddeedd iinn tthhee aaccccoouunnttss,, aanndd mmaayy iinncclluuddee tteessttss ooff tthhee pphhyyssiiccaall eexxiisstteennccee ooff iinnvveennttoorriieess,, aanndd ddiirreecctt ccoonnffiirrmmaattiioonn ooff rreecceeiivvaabblleess aanndd cceertrtaaiinn ootthheerr aasssseettss aanndd lliiaabbiilliittiieess

bbyy ccoorrrreessppoonnddeennccee wwiitthh sseelleecctteedd iinnddiivviidduuaallss,,

ffuunnddiinngg ssoouurrcceess,,

ccrreeddiittoorrss,,

aanndd ffiinnaanncciiaall iinnssttiittuuttiioonnss.. WWee wwiillll rreeqquueesstt wwrriitttteenn

rreepprreesseennttaattiioonnss ffrroomm yyoouurr aattttoorrnneeyyss aass ppaarrtt ooff tthhee eennggaaggeemmeenntt,, aanndd tthheeyy mmaayy bbiillll yyoouu foforr rreessppoonnddiinngg ttoo tthhiiss iinnqquuiirryy.. AAtt tthhee ccoonncclluussiioonn ooff oouurr aauuddiitt,,  wwee wwiillll rreeqquuiirree cceerrttaaiinn wwrriitttteenn rreepprreesseennttaattiioonnss ffrroomm yyoouu aabboouutt yyoouurr rreessppoonnssiibbiilliittiieess ffoorr tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss;; ccoommpplliiaannccee wwiitthh llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aanndd ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss;; aanndd ootthheerr rreessppoonnssiibbiilliittiieess rreeqquuiirreedd bbyy ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss..
AAuuddiitt PPrroocceedduurreess--IInntteerrnnaall CCoonnttrrooll
OOuurr aauuddiitt wwiillll iinncclluuddee oobbttaaiinniinngg aann uunnddeerrssttaannddiinngg ooff tthhee ggoovveerrnnmmeenntt aanndd iittss eennvviirroonnmmeenntt,, iinncclluuddiinngg iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll,, ssuuffifficciieenntt ttoo aasssseessss tthhee rriisskkss ooff mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeenntt ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd ttoo ddeessiiggnn tthhee nnaattuurree,, ttiimmiinngg,, aanndd eexxtteenntt ooff ffuurrtthheerr aauuddiitt pprroocceedduurreess..  TTeessttss ooff ccoonnttrroollss mmaayy bbee ppeerfrfoorrmmeedd ttoo tteesstt tthhee eeffffeeccttiivveenneessss ooff cceerrttaaiinn ccoonnttrroollss tthhaatt wwee ccoonnssiiddeerr rreelleevvaanntt ttoo

pprreevveennttiinngg  aanndd ddeetteeccttiinngg

eerrrroorrss

aanndd

ffrraauudd

tthhaatt

aarree

mmaatteerriiaall ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss  aanndd ttoo pprreevveennttiinngg aanndd ddeetteeccttiinngg

mmiissssttaatteemmeennttss rreessuullttiinngg ffrroomm iilllleeggaall aaccttss aanndd ootthheerr nnoonnccoommpplliiaannccee mmaatttteerrss tthhaatt hhaavvee aa ddiirreecctt aanndd mmaatteerriiaall eeffffeecctt oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. OOuurr tteessttss,, iiff ppeerrffoorrmmeedd,, wwiillll bbee lleessss iinn ssccooppee tthhaann wwoouulldd bbee nneecceessssaarryy ttoo rreennddeerr aann ooppiinniioonn oonn iinntteernrnaall ccoonnttrrooll aanndd,, aaccccoorrddiinnggllyy,, nnoo ooppiinniioonn wwiillll bbee eexxpprreesssseedd iinn oouurr rreeppoorrtt oonn iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll iissssuueedd ppuurrssuuaanntt ttoo GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss..
AAnn aauuddiitt iiss nnoott ddeessiiggnneedd ttoo pprroovviiddee aassssuurraannccee oonn iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll oorr ttoo iiddeennttiiffyy ssiiggnniiffiiccaanntt ddeeffiicciieenncciieess oorr mmaatteerriiaall wweeaakknneesssseess.. HHoowweevveerr,, dduurriinngg tthhee aauuddiitt,, wwee wwiillll ccoommmmuunniiccaattee ttoo mmaannaaggeemmeenntt aanndd tthhoossee cchhaarrggeedd wwiitthh ggoovveerrnnaannccee iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll rreellaatteedd mmaatttteerrss tthhaatt aarree rreeqquuiirreedd ttoo bbee ccoommmmuunniiccaatteedd uunnddeerr AAIICCPPAA pprrooffeessssiioonnaall ssttaannddaarrddss aanndd GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaardrdss..
AAuuddiitt PPrroocceedduurreess--CCoommpplliiaannccee
AAss ppaarrtt ooff oobbttaaiinniinngg rreeaassoonnaabbllee aassssuurraannccee aabboouutt wwhheetthheerr tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aarree ffrreeee ooff mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeenntt,, wwee wwiillll ppeerrffoorrmm tteessttss ooff tthhee DDiissttrriicctt''ss ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee pprroovviissiioonnss ooff aapppplliiccaabbllee llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aaggrreeeemmeennttss,, aanndd ggrraannttss.. HHoowweevveerr,, tthhee oobbjjeeccttiivvee ooff oouurr aauuddiitt wwiillll nnoott bbee ttoo pprroovviiddee aann ooppiinniioonn oonn oovveerraallll ccoommpplliiaannccee aanndd wwee wwiillll nnoott eexxpprreessss ssuucchh aann ooppiinniioonn iinn oouurr rreeppoorrtt oonn ccoommpplliiaannccee iissssuueedd ppuurrssuuaanntt ttoo GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss..
EEnnggaaggeemmeenntt AAddmmiinniissttrraattiioonn,, FFeeeess,, aanndd OOtthheerr
WWee uunnddeerrssttaanndd tthhaatt yyoouurr eemmppllooyyeeeess wwiillll pprreeppaarree aallll ccoonnffiirrmmaattiioonnss wwee rreeqquueesstt aanndd wwiillll llooccaattee aannyy ddooccuummeennttss sseelleecctteedd bbyy uuss ffoorr tteessttiinngg..
TThhee aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn ffoorr tthhiiss eennggaaggeemmeenntt iiss tthhee pprrooppeerrttyy ooff GGrraauu && AAssssoocciiaatteess aanndd ccoonnssttiittuutteess ccoonnffiiddeennttiiaall iinnffoorrmmaattiioonn.. HHoowweevveerr,, ssuubbjjeecctt ttoo aapppplliiccaabbllee llaawwss aanndd rreegguullaattiioonnss,, aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn aanndd aapppprroopprriiaattee iinnddiivviidduuaallss wwiillll bbee mmaaddee aavvaaiillaabbllee uuppoonn rreeqquueesstt aanndd iinn aa ttiimmeellyy mmaannnneerr ttoo aa ccooggnniizzaanntt oorr oovveerrssiigghhtt aaggeennccyy oorr iittss ddeessiiggnneeee,, aa ffeeddeerraall aaggeennccyy pprroovviiddiinngg ddiirreecctt oorr iinnddiirreecctt ffuunnddiinngg,, oorr tthhee UU..SS.. GGoovveerrnnmmeenntt AAccccoouunnttaabbiilliittyy OOffffiiccee ffoorr ppuurrppoosseess ooff aa qquuaalliittyy rreevviieeww ooff tthhee aauuddiitt,,  ttoo rreessoollvvee aauuddiitt

ffiinnddiinnggss,,

oorr ttoo ccaarrrryy oouutt oovveerrssiigghhtt rreessppoonnssiibbiilliittiieess.. WWee wwiillll nnoottiiffyy yyoouu ooff aannyy ssuucchh rreeqquueesstt.. IIff rreeqquueesstteedd,,

aacccceessss ttoo ssuucchh aauuddiitt

ddooccuummeennttaattiioonn wwiillll bbee pprroovviiddeedd uunnddeerr tthhee ssuuppeervrviissiioonn ooff GGrraauu && AAssssoocciiaatteess ppeerrssoonnnneell.. FFuurrtthheerrmmoorree,, uuppoonn rreeqquueesstt,, wwee mmaayy pprroovviiddee ccooppiieess ooff sseelleecctteedd aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn ttoo tthhee aaffoorreemmeennttiioonneedd ppaarrttiieess.. TThheessee ppaartrtiieess mmaayy iinntteenndd,, oorr ddeecciiddee,, ttoo ddiissttrriibbuuttee tthhee ccooppiieess oorr iinnffoorrmmaattiioonn ccoonnttaaiinneedd tthheerreeiinn ttoo ootthheerrss,, iinncclluuddiinngg ootthheerr ggoovveerrnnmmeennttaall aaggeenncciieess.. NNoottwwiitthhssttaannddiinngg tthhee ffoorreeggooiinngg,, tthhee ppaarrttiieess aacckknnoowwlleeddggee tthhaatt vvaarriioouuss ddooccuummeennttss rreevviieewweedd oorr pprroodduucceedd dduurriinngg tthhee ccoonndduucctt ooff tthhee aauuddiitt mmaayy bbee ppuubblliicc rreeccoorrddss uunnddeerr

FFlloorriiddaa  llaaww..

TThhee

DDiissttrriicctt  aaggrreeeess ttoo nnoottiifyfy

GGrraauu &&  AAssssoocciiaatteess ooff aannyy ppuubblliicc rreeccoorrdd rreeqquueesstt iitt rreecceeiivveess tthhaatt  iinnvvoollvveess

aauuddiitt

ddooccuummeennttaattiioonn..
OOuurr ffeeee ffoorr tthheessee sseerrvviicceess wwiillll nnoott eexxcceeeedd $$55,, 000000 ffoorr tthhee SSeepptteemmbbeerr 3300,, 22001177 aauuddiitt,, uunnlleessss tthheerree iiss aa cchhaannggee iinn aaccttiivviittyy bbyy tthhee DDiissttrriicctt wwhhiicchh rreessuullttss iinn aaddddiittiioonnaall aauuddiitt wwoorrkk oorr iiff BBoonnddss aarree iissssuueedd..

TThhee aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn ffoorr tthhiiss eennggaaggeemmeenntt wwiillll bbee rreettaaiinneedd ffoorr aa mmiinniimmuumm ooff ffiivvee yyeeaarrss aaftfteerr tthhee rreeppoorrtt rreelleeaassee ddaattee..  IIff wwee
aarree aawwaarree tthhaatt aa ffeeddeerraall aawwaarrddiinngg aaggeennccyy oorr aauuddiitteeee iiss ccoonntteessttiinngg aann aauuddiitt ffiinnddiinngg,, wwee wwiillll ccoonnttaacctt tthhee ppaarrttyy((iieess)) ccoonntteessttiinngg tthhee aauuddiitt ffiinnddiinngg ffoorr gguuiiddaannccee pprriioorr ttoo ddeessttrrooyyiinngg tthhee aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn..

OOuurr iinnvvooiicceess ffoorr tthheessee ffeeeess wwiillll bbee rreennddeerreedd eeaacchh mmoonntthh aass wwoorrkk pprrooggrreesssseess aanndd aarree ppaayyaabbllee oonn pprreesseennttaattiioonn.. IInnvvooiicceess wwiillll bbee ssuubbmmiitttteedd iinn ssuuffffiicciieenntt ddeettaaiill ttoo ddeemmoonnssttrraattee ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee tteerrmmss ooff tthhiiss aaggrreeeemmeenntt.. IInn aaccccoorrddaannccee wwiitthh oouurr ffiirrmm ppoolliicciieess,,

LLiivvee OOaakk NNoo..  11  CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt

Agenda Page #39   44

wwoorrkk mmaayy bbee ssuussppeennddeedd iiff yyoouurr aaccccoouunntt bbeeccoommeess 6600 ddaayyss oorr mmoorree oovveerrdduuee aanndd mmaayy nnoott bbee rreessuummeedd uunnttiill yyoouurr aaccccoouunntt iiss ppaaiidd iinn ffuullll..  IIff wwee  eelleecctt ttoo tteerrmmiinnaattee oouurr sseerrvviicceess ffoorr nnoonnppaayymmeenntt,,  oouurr eennggaaggeemmeenntt wwiillll bbee  ddeeeemmeedd ttoo hhaavvee bbeeeenn ccoommpplleetteedd uuppoonn wwrriitttteenn nnoottiiffiiccaattiioonn ooff tteerrmmiinnaattiioonn,, eevveenn iiff wwee hhaavvee nnoott ccoommpplleetteedd oouurr rreeppoortrt.. YYoouu wwiillll bbee oobblliiggaatteedd ttoo ccoommppeennssaattee uuss ffoorr aallll ttiimmee eexxppeennddeedd aanndd ttoo rreeiimmbbuurrssee uuss ffoorr aallll oouutt--ooff--ppoocckkeett ccoossttss tthhrroouugghh tthhee ddaattee ooff tteerrmmiinnaattiioonn.. TThhee aabboovvee ffeeee iiss bbaasseedd oonn aannttiicciippaatteedd ccooooppeerraattiioonn ffrroomm yyoouurr ppeerrssoonnnneell aanndd tthhee aassssuummppttiioonn tthhaatt uunneexxppeecctteedd cciirrccuummssttaanncceess wwiillll nnoott bbee eennccoouunntteerreedd dduurriinngg tthhee aauuddiitt.. IIff ssiiggnniifificcaanntt aaddddiittiioonnaall ttiimmee iiss nneecceessssaarryy,, wwee wwiillll ddiissccuussss iitt wwiitthh yyoouu aanndd aarrrriivvee aatt aa nneeww ffeeee eessttiimmaattee..
TThhiiss aaggrreeeemmeenntt mmaayy bbee rreenneewweedd eeaacchh yyeeaarr tthheerreeaafftteerr ssuubbjjeecctt ttoo tthhee mmuuttuuaall aaggrreeeemmeenntt bbyy bbootthh ppaartrtiieess ttoo aallll tteerrmmss aanndd ffeeeess.. TThhee ffeeee ffoorr eeaacchh aannnnuuaall rreenneewwaall wwiillll bbee aaggrreeeedd uuppoonn sseeppaarraatteellyy..
WWee wwiillll pprroovviiddee yyoouu wwiitthh aa ccooppyy ooff oouurr mmoosstt rreecceenntt eexxtteerrnnaall ppeeeerr rreevviieeww rreeppoorrtt aanndd aannyy lleetttteerr ooff ccoommmmeenntt,, aanndd aannyy ssuubbsseeqquueenntt ppeeeerr rreevviieeww rreeppoorrttss aanndd lleetttteerrss ooff ccoommmmeenntt rreecceeiivveedd dduurriinngg tthhee ppeerriioodd ooff tthhee ccoonnttrraacctt.. OOuurr 22001166 ppeeeerr rreevviieeww rreeppoorrtt aaccccoommppaanniieess tthhiiss lleetttteerr..
WWee  aapppprreecciiaattee tthhee  ooppppoorrttuunniittyy ttoo  bbee  ooff  sseerrvviiccee  ttoo  LLiivvee  OOaakk  NNoo..  11  CCoommmmuunniittyy  DDeevveellooppmmeenntt  DDiissttrriicctt aanndd  bbeelliieevvee  tthhiiss  lleetttteerr
aaccccuurraatteellyy ssuummmmaarriizzeess tthhee ssiiggnniiffiiccaanntt tteerrmmss ooff oouurr eennggaaggeemmeenntt.. IIff yyoouu hhaavvee aannyy qquueessttiioonnss,, pplleeaassee lleett uuss kknnooww.. IIff yyoouu aaggrreeee wwiitthh tthhee tteerrmmss ooff oouurr eennggaaggeemmeenntt aass ddeessccrriibbeedd iinn tthhiiss lleetttteerr,, pplleeaassee ssiiggnn tthhee eenncclloosseedd ccooppyy aanndd rreettuurrnn iitt ttoo uuss..
VVeerryy ttrruullyy yyoouurrss,, GGrraauu && AAssssoocciiaatteess

RRaaccqquueell MMccIInnttoosshh

RREESSPPOONNSSEE::
TThhiiss lleetttteerr ccoorrrreeccttllyy sseettss ffoorrtthh tthhee uunnddeerrssttaannddiinngg ooff LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt.. BByy::
TTiittllee:: DDaattee::

,,AAIICCPPAA)")"

PPEEEERR RREEVVIIEEWW  PPRROOGGRRAAMM

Agenda Page #40

<<''

rr
(1)(1)

""

IllIll00
zz
00

33

()() 0033
CC
:::,:::,
��
00

00

��

iiss pprroouudd ttoo pprreesseenntt tthhiiss
CCeerrttiifificcaattee ooff RReeccooggnniittiioonn
ttoo

(1)(1)
"O"O
33
(1)(1)
3.3.
00
��
n.n.::::!::::!..

GGrraauu && AAssssoocciiaatteess

FFoorr hhaavviinngg aa ssyysstteemm ooff qquuaalliittyy ccoonnttrrooll foforr iittss aaccccoouunnttiinngg aanndd aauuddiittiinngg pprraaccttiiccee iinn eeffffeecctt foforr tthhee yyeeaarr eennddeedd JJuunnee 3300,, 22001166 wwhhiicchh hhaass bbeeeenn ddeessiiggnneedd ttoo mmeeeett tthhee rreeqquuiirreemmeennttss ooff tthhee qquuaalliittyy ccoonnttrrooll ssttaannddaarrddss

��µµ

foforr aann aaccccoouunnttiinngg aanndd aauuddiittiinngg pprraaccttiiccee eessttaabblliisshheedd bbyy tthhee AAIICCPPAA aanndd wwhhiicchh wwaass ccoommpplliieedd wwiitthh dduurriinngg tthhee yyeeaarr tthheenn eennddeedd ttoo pprroovviiddee tthhee fifirrmm wwiitthh rreeaassoonnaabbllee aassssuurraannccee ooff ccoonnfoforrmmiinngg wwiitthh pprrooffeessssiioonnaall ssttaannddaarrddss..

AAnniittaa FFoorrdd,, CChhaaiirr AAllCCPPAA PPeeeerr RReevviieeww BBooaarrdd
22001166